Die digitale Eigentümerversammlung – Zukunft der WEG-Verwaltung

Die Digitalisierung macht auch vor der Immobilienverwaltung nicht halt. Seit der WEG-Reform 2020 ist es möglich, Eigentümerversammlungen digital oder in hybrider Form abzuhalten. Doch was genau bedeutet das, welche Vorteile bietet es und worauf müssen Sie achten?

Was ist eine digitale Eigentümerversammlung?

Eine digitale Eigentümerversammlung (ETV) findet ausschließlich online statt. Dabei treffen sich die Eigentümer in einem virtuellen Raum, um die Tagesordnungspunkte zu besprechen und Beschlüsse zu fassen. Dies ermöglicht eine flexible Teilnahme, insbesondere für Eigentümer, die weit entfernt wohnen oder terminlich eingeschränkt sind.

Was ist eine hybride Eigentümerversammlung?

Bei einer hybriden Eigentümerversammlung haben die Eigentümer die Wahl: Sie können entweder vor Ort teilnehmen oder sich online zuschalten. Diese Mischform kombiniert die Vorteile beider Varianten und ermöglicht maximale Flexibilität. Wichtig ist, dass beide Gruppen gleichberechtigt abstimmen können und technische Hürden vermieden werden.

Vorteile einer digitalen Eigentümerversammlung

Eine digitale Eigentümerversammlung bietet zahlreiche Vorteile für Eigentümer und Verwalter:

1. Flexibilität: Eigentümer können von überall aus teilnehmen, ohne Reiseaufwand.
2. Zeiteffizienz: Versammlungen können kürzer und strukturierter durchgeführt werden.
3. Kosteneinsparung: Weniger Raum- und Organisationskosten.
4. Bessere Dokumentation: Sitzungen können aufgezeichnet oder automatisch protokolliert werden.
5. Höhere Beteiligung: Mehr Eigentümer nehmen teil, da der Zugang erleichtert wird.

Rechtliche Aspekte

Digitale und hybride Eigentümerversammlungen sind rechtlich erlaubt, jedoch müssen einige Bedingungen erfüllt sein:

1. Die Eigentümergemeinschaft muss die digitale Durchführung in einer Präsenzversammlung beschließen.
2. Es muss eine Möglichkeit zur sicheren Abstimmung geben.
3. Jeder Eigentümer muss sich auf Wunsch auch in Präsenz treffen können.

Rechtliche Grundlagen der digitalen Eigentümerversammlung

Die WEG-Reform hat die Durchführung digitaler Eigentümerversammlungen erleichtert, allerdings gibt es einige Voraussetzungen:

1. Die digitale Teilnahme muss in der Gemeinschaftsordnung oder per Beschluss erlaubt sein.
2. Eigentümer dürfen nicht zur digitalen Teilnahme gezwungen werden – eine hybride Versammlung muss möglich sein.
3. Beschlüsse, die online gefasst werden, müssen genauso protokolliert werden wie bei einer Präsenzversammlung.

Ablauf einer digitalen Eigentümerversammlung

Der Ablauf einer digitalen Eigentümerversammlung unterscheidet sich kaum von einer klassischen Versammlung vor Ort:

1. Einladung: Die Einladung erfolgt schriftlich mit Link und Zugangsdaten zur Videokonferenz.
2. Technische Vorbereitung: Teilnehmer sollten ihre Technik vorab testen (Mikrofon, Kamera, Internetverbindung).
3. Durchführung der Versammlung: Der Versammlungsleiter moderiert die Sitzung, die Teilnehmer können sich per Video oder Chat äußern.
4. Abstimmungen: Abstimmungen können per Handzeichen, Chat oder spezialisierte Abstimmungstools erfolgen.
5. Protokollierung und Abschluss: Die Ergebnisse werden protokolliert und allen Eigentümern zur Verfügung gestellt.

Welche Technik wird benötigt?

Für eine digitale Eigentümerversammlung sind moderne Videokonferenzlösungen erforderlich. Geeignete Anbieter sind:

1. Zoom
2. Microsoft Teams
3. Google Meet
4. Spezialisierte WEG-Software mit Abstimmungstools

Fazit

Digitale und hybride Eigentümerversammlungen sind eine zukunftsfähige Lösung für die WEG-Verwaltung. Sie bieten mehr Flexibilität, sparen Kosten und erhöhen die Teilnahmequote. Die gesetzlichen Rahmenbedingungen ermöglichen eine sichere Durchführung, erfordern aber eine vorherige Zustimmung der Eigentümer.

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